Nelle fasi iniziali dell'elaborazione del piano o programma, il soggetto che lo elabora entra in consultazione con la struttura ambientale sulla base di una proposta di piano o programma.
Il soggetto competente consulta la struttura ambientale e i soggetti competenti in materia ambientale per definire, sulla base di un rapporto preliminare, la portata e il livello di dettaglio delle informazioni da includere nel rapporto ambientale. Il rapporto preliminare viene redatto dal soggetto che elabora il piano o programma e reca le prime indicazioni sui possibili impatti ambientali significativi, anche transfrontalieri, dell'attuazione del piano o programma. Il rapporto ambientale contiene anche gli elementi ed i contenuti previsti dalla normativa di settore per la valutazione di incidenza (VINCA), se necessaria, e quindi il soggetto competente coinvolge in questa fase anche la struttura competente in materia di aree protette.
I soggetti competenti in materia ambientale sono individuati dal soggetto competente di concerto con la struttura ambientale in funzione dei contenuti del piano o programma.
Tale fase si conclude entro 45 giorni dall’invio del rapporto preliminare salvo quanto diversamente concordato tra soggetto competente e struttura ambientale.